はじめに
企業説明会、インターンシップ、面接……。就活生にとって、企業にメールを送る機会は数多く存在します。その際は、適切なメールを送って企業に好印象を与えることが必要です。今回は、企業にメールを送る際の方法やマナーについて詳しく解説。具体的な失敗例についても取り上げるので、就活で成功したい人はぜひ最後までお読みください。
メールの構成について
まず、模範的なメールの構成について解説します。この内容に沿って文章を書くことで、問題のないメールを送れるようになるでしょう。
メールアドレス
送信先となるメールアドレスは、企業側から指定されたものやこれまでやり取りをしてきたものを選べば大丈夫です。また、宛先として「To」を使うだけでなく、それ以外の人に情報共有したい場合は「CC」を使うことをおすすめします。
件名
メールの件名には、「メールの用件」と「差出人の情報」を入れ込みましょう。たとえば、「インターンシップのお礼について 〇〇大学〇〇〇〇（氏名）」などが主な例です。
採用担当者は、毎日多くのメールを読むことになります。そんな相手の負担を減らすために、件名の時点でメールの内容がわかるように工夫してくださいね。
宛名
メールの冒頭には、送信先の宛名として企業名、部署名、氏名などを記載します。
株式会社〇〇〇〇
人事部
〇〇〇〇様
ここで配慮すべきポイントは、正確な名称を書くことです。「(株)ではなく株式会社と書くこと」「企業名の記載ミスをしないこと」などに気を付けましょう。
名乗り
宛名のあとは、自分自身の名前や大学名などを忘れずに記載してください。
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。
このように自分自身が誰なのかしっかりと名乗ることは、メールの基本として大切です。
本文
名乗りの次は、メールの用件をわかりやすい文章で書いていきます。
今回はインターンシップのお礼を伝えたく思い、メールを送らせていただきました。
プログラムへの参加を通して貴社の事業内容がよく理解でき、入社意欲もより一層高まりました。
自分も貴社の一員となりキャリアを積みたいと強く感じたため、今後の選考にもぜひ参加させていただきたく思います。
冗長な文章は読みにくさにつながるので、なるべく簡潔に文章をまとめることを意識しましょう。
締めのあいさつ
本文部分が終わったら、締めとなる文章を入れて全体をまとめてください。
このたびは、本当にありがとうございました。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
この部分で個性を出す必要はないため、一般的な定型文を使って問題ありませんよ。
署名
メールの最後の部分には、自分のデータをまとめた「署名」を付けます。記載する内容や順番に決まりはありませんが、氏名、学校名、学部名、電話番号、メールアドレスは記載するようにしましょう。
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〇〇〇〇（氏名）
〇〇大学〇〇学部
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxx@xxx.xx.xx
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署名部分の上下を線ではさむようにして装飾すると、全体が見やすくなるのでおすすめです。
メールのマナー
ここからは、就活で企業にメールを送る際に守らなければならない基本的なマナーを解説します。
丁寧な言葉を使う
就活全般にいえることではありますが、丁寧な言葉遣いを意識して相手に誠意を伝えることはとても大切です。とくにメールは送信ボタンを押す前に何度も見直しができるため、正しい言葉が使えているかよく確認してください。
返信はできるだけ早くおこなう
企業からメールに返信が来たら、なるべく早く次の対応に進みましょう。行動が早い就活生からは入社意欲の高さが感じられるため、好印象を与えるきっかけにもなります。とくに日程調整は企業側も早く次の情報を知りたい内容であるため、早急に返信するようにしてくださいね。
返信の際には過去のやり取りを残す
意外と忘れがちですが、メールに返信する際はこれまでのやり取りを引用し、メール内に残しておくことも重要です。過去のメールを確認する必要がなくなるため、採用担当者の手間を減らすことができます。こういった気配りが、選考での印象アップにつながるかもしれませんよ。
絵文字や顔文字などは使わない
企業に送るメールはビジネスメールとなるので、友人や家族に送るメールのようにくだけた表現は使ってはいけません。具体的には、絵文字、顔文字、「！」「？」などの記号が例に挙げられるでしょう。使用してしまうと、常識がない就活生だと思われてしまう可能性があります。
読みやすい構成にする
採用担当者がスムーズにメールを読めるように、読みやすさを重視することもマナーの1つです。一文が長くなってしまう部分は複数の文章に分けたり、リストアップできる部分は箇条書きを使ってまとめたりするなど、さまざまな工夫を試してみましょう。
メールの基本
この段落では、今後の失敗を防ぐために知っておきたいポイントをいくつか紹介します。ぜひ、頭の中に入れておいてくださいね。
メールアドレスは就活専用のものを用意する
プライベートで使用しているメールアドレスではなく、就活専用のものを作ることをおすすめします。なぜなら、プライベートのメールアドレスを併用すると、就活のメールを見落としたり、企業からの印象が悪くなるおそれがあったりするからです。
読み返して確認する
送信前にメールを読み返すことで、誤字脱字をはじめとしたミスに気づきやすくなります。メールを書いてから一定の時間を開けてから確認すると、さらに効果が高まるでしょう。声に出してチェックしたり、文末部分から読み始めたりする方法もおすすめです。
届いたメールは整理する
数多くの企業とメールのやり取りをしていると、これまでにどんなメールを受信していたか忘れてしまうこともあるでしょう。ほかの企業と内容を混同しないように、まめにメールを整理することも大切です。企業や業種などにフォルダを分けてみてもいいですね。
添付ファイルのサイズに注意する
画像データなどをメールに添付する際は、データの容量を必ず確認しましょう。容量が大きすぎると、メールがうまく送信できない可能性があるからです。目安として、データが2MB以上を超えた場合は別のサービスを併用するといいでしょう。
よくあるメールの失敗例
最後に、就活メールでありがちな失敗を4つピックアップしました。同じようなミスをしないように、内容を1つずつ確認していきましょう。
件名がない
メールの件名を空欄のまま送信してしまうと、「事前チェックをせずにメールを送る就活生」という印象がつくかもしれません。うっかり記載を忘れたまま送信しないように、まず件名から内容を書くことを心掛けましょう。
改行がなく読みづらい
メールの名乗り・本文・締めのあいさつなどは適宜改行し、読みやすい文面に整える必要があります。「第三者が読んでもスムーズに内容を把握できるかどうか」を第一に考え、文章を精査してみてくださいね。
過剰な敬語を使ってしまう
「伺わせていただきます」「拝見させていただきました」など、過剰な敬語は使わないようにしましょう。上記の例は、「伺います」「拝見しました」が正しい敬語となります。間違った敬語は失礼にあたることもあるので、チェックは必須です。
返信が遅い
メールの返信が遅いと、企業側から「時間の管理が苦手」という印象を持たれる可能性があります。そのため、24時間以内には返信するように気を付けましょう。ただし、深夜や早朝、休業日を避けることもポイントです。
まとめ
志望先の企業から無事に内定を獲得するためには、メールを正しく送ることも求められます。今回取り上げたマナーやポイントを参考にして、問題なくコミュニケーションがとれるように頑張りましょう。ここで身につけたスキルは、社会人になってからもきっと役立つはずですよ。
