普段の連絡手段は、LINEなどのメッセンジャーアプリやSNSのメッセージ機能を利用している人が多いかもしれません。就職活動中は、企業とのやりとりはもちろん、就活支援サービスの登録時など、メールを活用するシーンが増えます。就職活動が本格的に始まる前にメールアドレスの準備をしておくと安心です。
注意したいポイントも解説しますので、いま持っているアドレスを使う場合も新たに取得する場合も、ぜひ最後までチェックしてください！
受信メールの見逃しや返信忘れ…
メールにまつわる“うっかり”をなくそう！
専用のメールアドレスが必要な理由
就職活動では、企業とのやりとりにメールを使うほか、各種就職支援サービスの利用時にメールアドレスの登録が求められるなど、使用頻度がぐっと上がります。メッセージの受信をすぐに知らせてくれるメッセンジャーアプリと比べると、メールはメールソフトを立ち上げ受信の有無をチェックしなければならないため、タイムラグが生じます。毎日メールをチェックしていないと気が付くのが遅れたり、関係のないメールに埋もれて見逃してしまったり、早急な返事を求められているにも関わらず対応できなかったという失敗を招くことがあります。
実際にあった困りごと
＜１＞企業編
「○日までにご返信ください」と明記したのに、期日を過ぎても返事がない。
―選考の終盤であれば直接電話をして意思を確認しますが、基本的には、期日までに返事がなければ選考を継続する意思がないと考えます。
選考の段階に関わらず、期日までに返事がない場合は「選考を継続する意思がない」と捉えられても仕方がありません。最終的な意思確認をするために電話をかけてくださる企業もありますが、対応は各社それぞれという印象です。志望度の高い企業の選考でこのようなミスをしてしまったら…。就職活動が始まる前にメールアドレスを準備して、毎日チェックを怠らなければ防げたミスかもしれません。
もし、期日までに返信ができず企業から電話が入った場合は、誠意を持って受け取り、お詫びと自分の意思を伝えましょう。また、同じ時期に他社の選考中で結果が分かるまで返事を保留にしたい場合は、期日までに採用担当の方に相談して締め切りを延期してもらうなど、個別の対応をしていただけないか相談することが大切です。
＜２＞新卒生編
就職情報サイトや就活支援サービスに登録したメールアドレスがわからなくなった。
名大社が運営する就活情報サイト『中日新聞×名大社 新卒ナビ』にも「登録したメールアドレスが分からなくなってしまった」という問い合わせがあります。新卒就活生の皆さんは、大学から配布されたものや個人で取得したものなど、複数のメールアドレスを持っている人が多いのではないでしょうか。直感的に思い浮かんだメールアドレスで登録した結果、後日分からなくなってしまったというケースは意外と多いのが実情です。
メールアドレスを用意しよう！
では、就活専用のメールアドレスを実際に準備していきましょう！
すでに持っているメールアドレスのうち一つを就活専用として使う場合
重要な用途で使用しているメールアドレスは避けて、あまり活用していないものを就活専用として使いましょう。プライベート用アドレスとは分けるのが基本です。大学から配布されているメールアドレスでも構いませんが、卒業後は閲覧不可・使用不可となる可能性があることだけ留意しておきましょう。
新しいメールアドレスを取得する場合
GmailやYahoo！メール、iCloudメールといったフリーメールは、無料でメールアドレスを取得できます。「フリーメールでも大丈夫ですか」という質問を受けますが、これらのメールであればとくに問題ないでしょう。
こんなメールアドレスはNG！事前に知っておきたい注意事項
メールアドレスを新たに作成する場合は、入力しにくい文字列のものやプライベートに関わる情報が入ったものは、ビジネスシーンに相応しくありません。既存のメールアドレスが上記にあたる場合は、新しいものを取得しましょう。名前を使ったシンプルで入力しやすい文字列は、良いメールアドレスの一例です。数字を入れたい場合は、第三者に知られてもよい数字を使いましょう。
例）taro-meidaisha@～
t.meidaisha1101@～
また、メールの受信制限についても注意が必要です。フリーメールを使う場合、迷惑メールフォルダに重要なメールが振り分けられてしまう可能性があります。大事な連絡を見落とさないようにこまめに迷惑メールフォルダも確認しましょう。
もうひとつ、「@docomo.ne.jp」や「@au.com」のように、メールアドレスの「@」以降に通信会社名が含まれたキャリアメールも要注意です。メール受信に対する容量制限があるため、添付ファイルを受け取れない可能性があります。キャリアメールを就活用のアドレスとして使うのは避けた方がよいでしょう。
毎日のメールチェックは基本の「き」。外出先でも確認できるようにしよう！
メールアドレスの準備ができたら、メールチェックは毎日の習慣にしましょう。企業からの連絡に素早くレスポンスができれば好印象にもつながるかもしれません。
最近では、LINEの採用アカウントや就職情報サイトのメッセージ機能などを活用する企業も増えていますが、メールアドレスはやはり不可欠。就職活動が本格的にスタートする前に、既存のアドレスを見直したり、必要に応じて新しいものを取得してください。
そして最後に、外出先でもメールチェックができるよう、スマートフォンのメールアプリで就活専用アドレスの受信設定をしておきましょう。これで就職活動のメール準備は完璧です！
