インターンシップのお礼メールはどうやって書くの？遅れた時の対応も解説

＜目次＞
インターンシップのお礼メールの書き方
お礼メールが遅れた場合の対応
お礼メールとお礼手紙の違い
お礼メールの件名の作成方法
複数人へのお礼メールの書き方
お礼メールの宛先の選び方
まとめ

インターンシップのお礼メールの書き方  

インターンシップに参加した後は、企業にお礼のメールを送ります。

しかし、ビジネスメールはあまり書かないと思うので、どうやって書いたらいいのか分かりませんよね。言葉遣いやルールなど気を付けるべきことがあるので、スラスラ書ける学生は少ないと思います。

そこで、まずはインターンシップのお礼メールの基本的な書き方を解説していきます。

基本的なお礼メールの構成 

インターンシップのお礼メールの基本的な構成は以下の通りです。

1. 件名
2. 宛名
3. 挨拶と名乗り
4. お礼の言葉
5. 感想や入社意欲
6. 結びの言葉
7. 署名 

このようにインターンシップのお礼メールに書くべきことは決まっています。基本的な構成に沿って書けば、難しいことはないので、漏れのないように順番に書いていきましょう。

1．件名

件名は、一目でメールの内容がわかるようにすることがポイントです。

具体的には、「誰から」「何について」「どんな要件」をまとめて簡潔に書きます。そのため、インターンシップのお礼メールでは、「インターンシップのお礼/〇〇大学〇〇学部〇〇」とシンプルに書くのがベストでしょう。

件名をパッと見てメールの内容がわかれば、優先してメールを開いてもらえるので、忘れられることも防げます。件名が入っていないメールは、セキュリティの観点から開かずに削除してしまう企業も多いので、件名は必ず入れましょう。

2．宛名

宛名は、誰に宛てたメールなのかがすぐにわかるように書くことがポイントです。インターンシップのお礼メールでは、「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」の順で、略さず正式名称で書きます。

個人名がわからないときは、失礼のないよう無理して氏名を書くのではなく「採用担当者様」と書きましょう。

３．本文

本文は長文になると読みづらいため、伝えたいことを簡潔に書きましょう。

まずは、インターンシップに参加した者だということを名乗ります。そして、インターンシップに参加させてもらったことへの感謝と、感想や入社意欲を自分の言葉で書きます。インターンシップに参加したことで、理解できたことや変わった考えが書けるといいですね。末尾には、企業の繁栄を願う結びの言葉を入れましょう。

4．署名

メールの最後には、どこの誰からのメールか判断できるように、「大学名」「学部」「学科」「氏名」「連絡先」を書きます。署名は長くなっても問題ないので、略さず正式名称で書いてください。

また、メールアドレスはお礼メールを送るアドレスを書きましょう。プライベートなアドレスだと印象が下がる恐れがあるため、名前と数字を組み合わせたシンプルな就活用アドレスを作ることをおすすめします。                

お礼メールの目的と重要性

インターンシップ参加後にお礼メールを送ることには、以下のような目的があります。

• 感謝を伝えるため
• 企業に印象を持ってもらうため
• インターンシップを振り返るため
• 入社意欲を伝えるため

このように、お礼メールはただお礼を伝えるだけでなく、本選考に向けてアピールできる機会でもあるのです。インターンシップで学んだことや身に着けたスキルなど、得た成果を今後どうやって仕事で活かしたいのかを伝えましょう。企業に対する理解や入社意欲がどうなったかまで自分の言葉で書けるとさらに印象付けることができますよ。                        

お礼メールの内容のポイント

インターンシップに参加したことで起きた変化を書くことがポイントです。インターンシップに参加する前と参加後で企業に対する理解がどうなったのか、仕事に対するイメージは変わったのかなどを書きましょう。

それから、お礼メールは基本的な構成が決まっているので、どの学生のメールも似たり寄ったりになってしまいます。その中で、印象を持ってもらうには具体的なエピソードを盛り込んで、差別化を図ることが大切です。

たとえば、社員さんに質問して聞いた話をどう解釈したのか、どのような考え方を得られたのかなどに触れられるといいですね。  

具体的な文例

お礼メールが遅れた場合の対応   

インターンシップのお礼メールを送り忘れてしまったという学生がいると思います。授業やサークルなどの予定でバタバタしていると、うっかりしてしまいますよね。

お礼メールを送るのが遅れてしまった場合はどうしたらいいのでしょうか。遅くなってもお礼メールを送るべきか悩んでいる人は、遅れたときの対応をきちんと押さえましょう。  

遅れた理由の明記

インターンシップに参加した後、数日経ってからお礼メールを送る場合は、遅れた理由を書きましょう。

たとえば、「体調を崩していたため」「試験期間と重なったため」などです。やむを得ない事情があったことを書くことで、誠意を持って謝罪していることが伝わります。

そして、メールは日が過ぎていくごとに送りづらくなってしまうため、気づいたらすぐに送るべきです。礼儀正しく丁寧に謝罪することで、ピンチをチャンスに変えることができますよ。

したがって、お礼メールを送るのが遅くなってしまった場合でも、送らないままにするのは避けましょう。                                                

インターンシップの受け入れに対するお礼メール         

お礼メールは、インターンシップに参加させてもらったことへの感謝を伝えるものです。伝えたいことがたくさんあると思いますが、本文の最初にはお礼の内容を書きましょう。

業務で忙しい中、インターンシップの機会をいただいたことや、貴重な体験をさせてもらったことへの感謝を伝えます。

そして、印象に残ったエピソードや、インターンシップに参加して変わったことなどを、具体的に自分の言葉で書くことがポイントです。読み手が状況をイメージしやすい具体的な文章を書くことで、理解したことや考えたことが伝わりやすくなりますよ。

受け入れの感謝の表現  

お礼メールは基本的な構成が決まっているため、ありきたりな文章にならないようにすることがポイントです。特に、感謝の気持ちを伝えるためには、インターンシップを受け入れてくれたことへのお礼を伝える文章が重要になります。    

どのように感謝を表現したらいいか悩んでいる人は、以下の例文を参考にしてみてください。

「この度は、貴社のインターンシップに参加させていただき、誠にありがとうございました。

実際に〇〇の業務に携わるという貴重な経験をさせていただき、〇〇を学ぶことができました。ご指導いただいた社員の皆さまには心より御礼申し上げます。」

今後の意気込みや期待を伝える                               

お礼メールでは、インターンシップ受け入れに対する感謝だけでなく、今後の意気込みを伝えることもできます。

インターンシップに参加して学んだことや、感じたことを伝えましょう。参加前と参加後の変化にも触れられると、企業側もインターンシップを開催してよかったと思ってもらえるかもしれませんね。

また、入社意欲を示すためには、学んだことを今後どのような場面で活かしたいのかまで伝えることが大切です。本選考を受けようとしている人は、その旨も伝えられるといいですね。

お礼メールとお礼手紙の違い  

インターンシップのお礼を伝える際、メールを送る人が多いと思います。しかし、お礼は手紙でも伝えることができます。手紙を書く機会はあまりないので、手紙を選択する人は少ないですが、実はメールにはない手紙ならではのメリットがあります。

ここからは、お礼メールとお礼手紙の違いについて見ていきましょう。            

メールの利点と手紙の利点        

インターンシップ終了後、すぐにお礼を伝えられるのはメールの方です。準備しなくてはいけないものもないため、スマホやPCで文章を書くだけで送れます。しかし、気軽に送ることができるがゆえに、ほとんどの学生が同じような文章になってしまい、差別化を図ることは難しいです。

その一方で、手紙は届くまでに少し時間がかかってしまいますが、手書きの文字から気持ちが伝わります。また、手紙の書き方を理解していることもアピールポイントになるので、きれいな字が書ける人は、手紙を送ることも検討してみてください。

シチュエーションに応じた選択    

メールと手紙、どちらで送ろうか迷った際は、インターンシップの期間で考えてみてください。

1dayインターンシップや短期インターンシップに参加した場合は、メールを選ぶことをおすすめします。短期インターンでは企業との関係が浅いので、手紙を送ると返って大袈裟だと思われてしまう可能性があるからです。

その反対に、1ヶ月以上の長期インターンに参加した場合は、メンターや社員さんとのつながりも強いため、感謝の気持ちが伝わりやすい手紙がおすすめです。ただし、手紙が届くのが遅くなりそうなときは、できるだけ早くお礼を伝えるためにメールを選択したほうが良い場合もあります。     

お礼メールの件名の作成方法 

企業にメールを送る際は、マナーとして件名をつけます。

しかし、普段からメールに件名を書く学生は少ないと思うので、何て書いたらいいか悩みますよね。

そこで、ここからはインターンシップのお礼メールの件名の作成方法について解説していきます。 

明確で分かりやすい件名の重要性       

ビジネスメールでは、一目でメールの内容が分かる件名をつけなくてはいけません。なぜなら、件名がないメールは用件や差出人が分からず、セキュリティの観点から弾かれてしまう恐れがあるからです。

迷惑メールと間違われてしまい、破棄されないようにお礼メールには必ず件名を入れましょう。

用件が明確に分かる件名をつけることで、優先してお礼メールを開いてもらえますよ。

具体的な件名の例

件名には「要件」「大学名」「氏名」を書きます。

インターンシップのお礼メールの場合は、以下のように記載しましょう。

「件名：インターンシップのお礼（〇〇大学〇〇）」     

また、インターンシップの開催日が複数日ある場合は、参加した日付を入れることで、認識してもらいやすくなりますよ。          

ただし、一目で見て分かるように20字ほどにまとめ、長くなりすぎないようにしてください。

複数人へのお礼メールの書き方

インターンシップでは、採用担当者やメンターなど多くの社員さんにお世話になります。そのため、複数人の方にお礼メールを送ろうと考えている人もいると思います。

複数人にお礼メールを送るときは、宛名や本文はどのように書いたらいいのでしょうか。                

一斉送信と個別送信の違い

一斉送信

複数人の方に同じメールを送りたい場合は、一斉送信をします。

一斉送信では、宛先に入れた複数人へ同時に同じ内容のメールが送られます。そのため、ビジネスマナーとして、宛名は役職順にします。もし、役職がわからない場合は、50音順で並べましょう。

また、本文の宛先には一人ひとりの氏名を書きます。4~5人以上の場合は長くなるため、「宛先各位」と書くのがベストです。

個別送信

インターンシップで特にお世話になった方がいた場合は、個別送信で個人メールを送ることも可能です。

宛先に入れた1人の方だけに届くメールなので、個人宛の内容を書くことができますよ。

質問に答えてもらった人やマンツーマンで教えてもらった人は、個人宛でお礼メールを送ると、感謝の気持ちがより伝わりますね。                               

複数人への感謝の表現のポイント        

インターンシップでお世話になった方、全員にお礼メールを送るのは難しい場合があります。そんなときは、複数人の宛先を並べるのではなく、宛先をインターンシップのお知らせを送ってもらったアドレス1つに絞ってお礼メールを送りましょう。

本文では、通常のお礼メール通り、インターンシップを受け入れてもらったことへの感謝を述べます。           

そして、文末に「お世話になった皆さまにもよろしくお伝えください」と一言添えることで、複数人の方に感謝を伝えることができますよ。

お礼メールの宛先の選び方

インターンシップでお世話になった方にお礼メールを送りたいけれど、名前がわからないなんてこともあると思います。宛先を間違えてしまうと失礼なので不安になりますよね。

しかし、正確な宛先を確認する方法が分かれば、宛先を間違えずに済みます。

それでは、宛先を間違えてしまった場合の対応も合わせて見ていきましょう。

正確な宛先の確認方法             

インターンシップのお礼メールの宛先に迷った場合は、インターンシップのお知らせを送ってもらったアドレス宛に送りましょう。

学生とインターンシップに関するやり取りしているのは、ほとんどの場合人事などの採用担当者です。そのため、インターンシップの日程調整や持ち物の連絡をしてもらったアドレスに送れば間違いありません。

宛先があいまいなまま個人の氏名を明記して間違えるよりは、採用担当者宛に送る方が確実ですよ。      

宛先を間違えた場合の対応

宛先を間違えてお礼メールを送ってしまった場合は、速やかにメールか電話で謝罪します。一度送ってしまったメールは取り消すことは基本的にできないため、間違えて送ってしまった方にメールの削除をお願いしましょう。 

宛先を間違えたときに何より大切なことは、すぐに謝罪することです。間違えたままにしておくと、礼儀がなってしないという印象が付いてしまい、その後の選考に影響する可能性があります。

宛先を間違えないためにも、インターンシップ中に社員さんに名前を聞いたり、無理に個人宛にしたりしないことが大切ですよ。                                                               

まとめ    

今回は、インターンシップのお礼メールについて解説しました。

ビジネスメールは書くのが難しそうなイメージがありますが、基本的な構成に沿って書けば特段難しいことはありません。そのため、インターンシップ参加後はなるべく早く感謝を伝えるお礼メールを送りましょう。

印象に残った出来事や変化した考えなどを述べることで、他の学生と差別化を図ることができますよ。字がきれいな人は、感謝の気持ちが伝わりやすい手紙を書いてみてもいいですね。

そして、もし、お礼メールを出すのが遅れたり、宛先を間違えたりしたときは、正直に謝罪しましょう。