就職活動中の連絡は、メールでのやりとりが多い傾向にありますが、選考が進むにつれて直接電話で連絡する機会も増えていきます。日頃、テキストベースのコミュニケーションが中心という人は、電話でのやりとりに不慣れなことも。そこで今回は、就職活動中の様々なシーンを想定しながら、知っておきたい電話マナーをご紹介します。

気配り上手になるのが好印象の近道。
メモと筆記用具の準備も徹底しよう！

電話をかける・受けるのは、こんなとき

面接などの日程調整

企業から指定された日程と自分の予定が合わず、日程の調整を依頼したいという時は、メールよりも電話が理想的です。一度にお互いの都合のよい日を確認することができ、相手にも負担をかけません。

緊急の連絡

例えば、面接の時間に遅刻しそうになったとき。
面接日の朝に体調不良になり面接を欠席しなければならなくなったとき。
自分の都合で急な変更をしなければならない場合は、すみやかに電話で連絡をしましょう。当日は担当者も準備に忙しく、メールの確認が遅れる場合もあります。
確実に伝えるためには電話がベスト。誠意も伝わります。また、企業側の都合で、直近の説明会の開始時間が変更になったり、延期になる場合、電話が入ることが多いでしょう。

選考結果の通知

選考がある程度進んでいくと、結果を電話で連絡する企業が多くなります。
とくに中小企業の場合は、メールよりも電話で行う企業が多い傾向があります。就活中は未登録の電話番号からかかってくることも多くなりますが、基本的にすべての着信に出るのがベストです。

内定通知／内定辞退の申し出

内定に関わる連絡や問い合わせは、電話でするのが安心です。とくに辞退を申し出る場合は、最後まで誠意を持って対応することが大切です。

電話をかける前／受ける際したいこと

話す内容を事前にまとめておく

よくあるのが「緊張しすぎて、相手に上手く伝えられなかった」という失敗。
伝えたいことは理解していても、相手が分かるように伝えるためには、自分の中できちんと整理することが大切。頭の中で終わらせず、ノートやメモに書き出しましょう。文字にして「見える化」すると、より簡潔に伝えることができます。この準備をしておけば緊張も解消できるでしょう。

相手の迷惑にならない時間帯の確認

「早めに連絡しておいた方がいいだろう」と思っても、昼休みの時間に電話をかけるのはNGです。業務時間は企業によって異なりますが、電話をかけるなら「午前10～11時半」「午後2～5時」がよいでしょう。出勤直後や昼休み、退勤直前など、忙しいと思われる時間帯は避けておくのが無難です。

静かな場所に移動する

忙しい時は、移動の合間に電話をかけたくなることがあるかもしれませんが、騒々しい場所からの連絡は厳禁。相手は静かなオフィスにいるため、受話器からの騒音は思った以上にうるさく感じます。できれば室内が理想ですが、外でかけなければならない場合は極力静かな場所を選びましょう。
騒音のある場所で電話を受けた場合は「静かな場所に移動しますので少々お待ちください」と言って保留にするか、「静かな場所に移動しますので、後ほどこちらからかけ直してもよろしいでしょうか」と相談するようにしましょう。

筆記用具、メモ帳、スケジュール帳を用意しておく

電話を切った途端「お名前を伺ったのに思い出せなくなってしまった…」という失敗はよくあります。何度も尋ねるのは気おくれするだけでなく、失礼にもなります。電話をかける前、かかってきた電話をとる前に、まずはメモを用意しましょう。変更になった日程を忘れないうちに記入するために、スケジュール帳もあると安心です。

話している最中に注意したいこと

電話中に気を付けたいのは、声の音量や言葉遣い。聞き取りやすいようにハキハキと話すのは最低限のマナーです。また、変更した日程や連絡先、メールアドレスなどの重要な内容は、聞き間違いがあると困ります。「復唱させていただきます」と前置きして、繰り返し確認することも心がけましょう。丁寧に内容を確認する姿勢は好印象につながります。

電話上手が実践している＜５つの心がけ＞

  • 「もしもし」は使わない。電話に出る時は「はい、〇〇大学の〇〇（氏名）です。」もしくは「はい、〇〇（氏名）です。」
  • 聞き取りやすい声でハキハキと話す。
  • 大事なことは復唱する。認識のすり合わせをする。
  • 言いにくい内容は、結論から伝える。
  • 電話を切るのは、相手が切ったことを確認してから。とくに自分からかけた場合は、必ず＜相手が先＞です。

＜クッションことば＞で、たちまち電話上級者に！

クッション言葉とは、話し出しの最初に添えることで、直接的な言い方を避けて丁寧に伝えることができる言葉のこと。これを使うことでへりくだった印象を与えることができ、お願いごとや相談ごとが伝えやすくなります。唐突な言い方をすると、ときには相手を不快な気持ちにさせたり、良くない印象を残してしまうこともあります。円滑なコミュニケーションを取るコツとして、積極的に取り入れてみてください。

就職活動で使えるクッションことば

相手に尋ねるとき

  • よろしければ
  • 差し支えなければ
  • 失礼ですが

依頼するとき、お願いするとき

  • 恐れ入りますが
  • お手数をおかけしますが
  • ご迷惑をおかけしますが

断るとき

  • あいにくですが
  • 申し訳ございませんが

話を切り出すとき

  • さっそくですが

とくに緊張する＜こんな場面＞の対処法

面識がない、面識がほぼない方へかける場合

電話がつながったらまず、「お忙しいところ、恐れ入ります（失礼いたします）。先日の企業説明会に参加させていただきました◯◯（名前）と申します」と、挨拶と自分の名前を伝えます。この時、名前の前に「先日の企業説明会に参加させていただきました」と付け加えると、どのような要件でかかってきた電話なのかが相手に伝わりやすくなります。

続いて、人事採用の担当者につないでほしい場合は、「新卒採用についてお尋ねしたいことがあるのですが、ご担当者様につないでいただけますでしょうか」と切り出すとよいでしょう。

相手が不在だった場合

不在だった場合は、企業側から「担当者からかけ直します」と言われた場合も、「こちらから改めてお電話いたします」と返すのが一般的なルールです。
さらに「何時頃にお戻りのご予定でしょうか」など、担当者と電話がつながる時間を確認しておくことが大切です。

また、「そのお時間に再度お電話を差し上げますので、〇〇様にもお伝えいただけますでしょうか」と、電話口の方にお願いしておくと、電話をかけたことが相手にも伝わります。
相手が戻る時間に電話ができない場合は、その旨を伝えた上で「〇時頃に改めてご連絡させていただきます」としてください。かけ直しの電話はその日中に。先延ばししないように気をつけましょう。

電話を受け取ることができなかった場合

電話があったことを確認したら、できるだけその日のうちに折り返すのが理想です。ただ、遅い時間に着信があったことに気が付いた場合は、当日中に折り返しの連絡をするのが難しいことも。その場合は、少なくとも翌営業日中で大丈夫です。ここでも電話をするのは、相手の迷惑にならない時間帯に注意しましょう。

電話がつながったら「本日〇〇様よりお電話をいただきました〇〇大学の〇〇と申します。折り返しのお電話をさせていただいたのですが、〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」と、自分の名前と折り返しの電話であることを伝えます。
そして、相手が電話に出たら「本日お電話をいただきました〇〇大学の〇〇です。先ほどはお電話を受けられず失礼いたしました」とお詫びした上で、「ただいまお時間よろしいでしょうか」と相手の都合を尋ねましょう。
ひと言の気配りで印象が格段によくなります。

電話に対する苦手意識を克服して、コミュニケーション上手になろう

言葉をじっくりと選んで内容を推敲できるメールと違って、電話は、瞬間的な言葉のキャッチボール。とくに就職活動中の電話ともなると“ミスはできない”という緊張感が強くなって、余計に苦手意識を抱く人が多いと思います。
電話も慣れてしまえば、スムーズに言葉が出てくるようになるものです。もし自信がなければ、面接対策のように、実際の電話を想定しながら模擬練習をするのもよいでしょう。
マナーをよく知り、練習にもトライして、自信を持って電話応対ができるようになりましょう！